Comment déployer une GED et assurer son adoption ? Réponse dans notre article avec un retour d'expérience.
Nous avons accompagné un leader du secteur bancaire français dans le déploiement de son dossier numérique client, un projet d'envergure nationale impactant plus de 70 000 collaborateurs.
Sommaire :
- Contexte et enjeux
- Les 4 projets du programmes :
- Le dossier numérique client
- Nouvel Espace collaborateur
- RAD / LAD
- GED & Archivage
- Stratégie de réalisation
- Etat des lieux
- Cadrage
- Déploiement
- Conduite du changement
Contexte et enjeux :
Au sein du GIE informatique d’un grand groupe bancaire français, nous menons le projet de dématérialisation (GED) et du dossier numérique client, pour l’ensemble du Groupe.
Ce projet impacte 70.000 collaborateurs.
L’objectif est de faire évoluer les méthodes de travail et d’améliorer la performance du Groupe, en contribuant à la digitalisation des parcours clients et des processus métier.
Notre objectif : réussir le déploiement de nouvelles technologies et processus, et créer de l’adoption pour augmenter l’efficacité des équipes utilisatrices et simplifier le parcours client.
Les 4 projets du programme :
Le dossier numérique client
- Sur Mobile :
- Consultation de 400 types de documents,
- Acquisition / Numérisation via messagerie,
- Gestion des pièces justificatives essentielles dans « Mon Profil »,
- Déposer des documents clés.
- Sur portail client :
- Acquisition et consultation de document.
Nouvel Espace collaborateur
- Nouvelle ergonomie portail collaborateur
- Organisation des documents orientés métier,
- Vue panoramique des documents d’un client,
- Fonctions de filtrage élaborées.
- Nombre de clic divisé par 3
RAD / LAD
- Industrialiser les services documentaires externalisés (RAD/LAD en masse),
- Portail de dépose de documents pour les fournisseurs et les tiers,
- Services d'import et d'export de masse en GED,
- RAD LAD en temps réel.
GED & Archivage
- Nouveau processus / automatisation,
- Catalogue de services et API de dématérialisation pour les processus métier et les parcours client,
- Mise en conformité avec les règles d’archivage,
- Service transverse d’archivage
Stratégie de réalisation :
Etat des lieux
Récapituler l’existant en terme d’usages, enjeux, moyens d’accompagnement des utilisateurs :
Etat des lieux :
- Des outils actuels,
- Des attentes,
- De la projection en terme des usages GED.
Cadrage :
Définir la démarche projet afin de préparer l’arrivée du DNC et de la GED :
- Identifier les cas d’usages à forte valeur ajoutée à partir de l’état des lieux établi,
- Aide à la décision dans le choix de l’outil, dans l’expérience utilisateur,
- Concevoir la démarche d’accompagnement de nouvelles communautés.
Déploiement
Créer de la valeur en accélérant l’adoption du nouvel outil :
- Suivre l’avancement du projet,
- Réaliser des actions d’accompagnement des utilisateurs,
- Coordonner les actions de communication,
- Identifier et suivre les indicateurs de performance de la GED.
Conduite du changement
Faire monter en compétence les équipes cibles et les champions de la GED :
- Coaching des Community managers,
- Transfert de compétences sur la méthode d’accompagnement,
- Promouvoir les nouveaux usages en continue,
- Anticiper l’évolution des besoins des utilisateurs.
Vous souhaitez auditer votre gestion documentaire ou lancer un projet de dématérialisation ? Faites appel aux experts de Confluence Conseil pour transformer vos processus et booster l'adoption de vos outils numériques.
Découvrez également dans un autre article comment mener audit préalable à la mise en place d'une GED : [Article à lire ici]
