Gouvernance partagée : les questions à se poser avant de se lancer
Confluence Conseil, il y a
La gouvernance partagée est-elle faite pour vous ? Réponse dans cet article.
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Contexte et enjeux du projet :
Au sein du GIE informatique d’un grand groupe bancaire français, nous menons le projet de dématérialisation (GED) et du dossier numérique client, pour l’ensemble du Groupe.
Ce projet impacte 70.000 collaborateurs.
L’objectif est de faire évoluer les méthodes de travail et d’améliorer la performance du Groupe, en contribuant à la digitalisation des parcours clients et des processus métier.
Notre objectif : réussir le déploiement de nouvelles technologies et processus, et créer de l’adoption pour augmenter l’efficacité des équipes utilisatrices et simplifier le parcours client.
Le projet :
1. Dossier numérique client :
Sur Mobile :
- Consultation de 400 types de documents,
- Acquisition / Numérisation via messagerie,
- Gestion des pièces justificatives essentielles dans « Mon Profil »,
- Déposer des documents clés.
Sur portail client :
- Acquisition et consultation de document.
2. Nouvel Espace collaborateur :
Nouvelle ergonomie portail collaborateur
- Organisation des documents orientés métier,
- Vue panoramique des documents d’un client,
- Fonctions de filtrage élaborées.
- Nombre de clic divisé par 3
3. RAD/LAD
- Industrialiser les services documentaires externalisés (RAD/LAD en masse),
- Portail de dépose de documents pour les fournisseurs et les tiers,
- Services d'import et d'export de masse en GED,
- RAD LAD en temps réel.
4. GED & Archivage
- Nouveau processus / automatisation,
- Catalogue de services et API de dématérialisation pour les processus métier et les parcours client,
- Mise en conformité avec les règles d’archivage,
- Service transverse d’archivage.
Etat des lieux :
Récapituler l’existant en terme d’usages, enjeux, moyens d’accompagnement des utilisateurs :
Etat des lieux :
- Des outils actuels,
- Des attentes,
- De la projection en terme des usages GED.
Cadrage :
Définir la démarche projet afin de préparer l’arrivée du RSE :
- Identifier les cas d’usages à forte valeur ajoutée à partir de l’état des lieux établi,
- Aide à la décision dans le choix de l’outil, dans l’expérience utilisateur,
- Concevoir la démarche d’accompagnement de nouvelles communautés.
Déploiement :
Créer de la valeur en accélérant l’adoption du nouvel outil :
- Suivre l’avancement du projet,
- Réaliser des actions d’accompagnement des utilisateurs,
- Coordonner les actions de communication,
- Identifier et suivre les indicateurs de performance de la GED.
Conduite du changement
Faire monter en compétence les équipes cibles et les champions de la GED :
- Coaching des Community managers,
- Transfert de compétences sur la méthode d’accompagnement,
- Promouvoir les nouveaux usages en continue,
- Anticiper l’évolution des besoins des utilisateurs.
