Remplacer un outil de gestion sur-mesure par un outil du marché : Méthode et exemple.

Découvrez comment remplacer un outil spécifique par un outil du marché avec pour exemple une mission de refonte du Système d'Information menée chez l'un de nos client.

Confluence Conseil, le 28 oct. 2024 - # Réalisations

Sommaire

Contexte
Enjeux et objectifs
Méthode, stratégie et réalisation :

Recueil des besoins : usages et enjeux
Cahier des charges : définir les exigences
Benchmark : Les outils du marché face aux exigences
Appel d'Offre : choisir la meilleur solution

Contexte

Une association internationale de 9000 dirigeants d'entreprises a fait appel à Confluence Conseil pour la refonte complète de son Système d'Information. Cette association propose des événements et formations dispensés par plus de 500 experts. Nous sommes intervenus pour les aider à remplacer leur logiciel de gestion de la formation et des événements par un outil du marché pour notamment réduire les coûts de maintenance.

Objectifs et enjeux

Rechercher un outil du marché qui réponde aux exigences de l’Association : un progiciel le plus proche des besoins métiers, évolutif, facile d’administration, en Saas, avec un faible taux de spécifiques, pouvant se connecter aux autres applications du Système d'Information, dans le respect du budget.

Méthode, stratégie et réalisation :

1. Recueil des besoins : usages et enjeux

Récolte des usages de l’ensemble des métiers de l’Association, prise en compte des enjeux actuels et à venir.

Audit et Etude :

Des outils actuels
Des attentes et évolutions futures des usages
De la stratégie de développement

2. Cahier des charges : définir les exigences

Définir les exigences métier, techniques et méthodologiques déterminantes

Apporter une vision stratégique de la transformation du SI
Déterminer les contraintes liées au SI actuel et futur, ainsi que les exigences métiers
Concevoir la démarche d’accompagnement

3. Benchmark : Les outils du marché face aux exigences

Étudier les outils du marché pouvant répondre aux exigences du client

Étudier le marché des outils de gestion de formation et leur intégration facile avec le SI actuel et futur
Étudier le marché des outils de CRM évolutifs et intégrables

4. Appel d'Offre : choisir la meilleur solution

Réalisation de la consultation de l’appel d’offre et aide à la décision :

Mise en place d’une grille de notation avec les contraintes techniques, métiers, de sécurité, budgétaires
Consultations menées à travers des démonstrations, ateliers techniques, soutenances
Dossier et matrice d’aide au choix final
Embarquement des keys users dans la phase de choix

Notre intervention a permis de décrire les besoins métiers, les orienter vers des outils du marché et les aider dans le choix de leur solution pour mener à bien leur transformation digitale.

Le passage d'un outil sur-mesure à une solution du marché nécessite de bien accompagner le changement, découvrez les 4 étapes de la conduite du changement ci-dessous

Découvrir les 4 étapes de la conduite du changement